Guide TEAMSGuide TEAMS - HEP-VD/DGEO IV. Effectuer des appels vidéo avec TEAMS (hdm & cf)07. Planifier et mener un appel vidéo avec une équipe TEAMS

07. Planifier et mener un appel vidéo avec une équipe TEAMS

1. Planifier un appel vidéo avec une équipe TEAMS

Nous vous montrons ici une autre manière de planifier un appel vidéo pour le même résultat que celle exposée dans la fiche 03 Planifier un appel vidéo

1.1 Pointer dans le calendrier le secteur correspondant à l'heure du début de la réunion (8h, dans notre exemple)

1.2 Cliquer-glisser sur la période concernée 88h-9h, dans notre exemple

1.3 La fenêtre de l'événement s'ouvre automatiquement. Compléter le titre et le descriptif.

Il est possible d'affiner l'horaire, si, par exemple, on veut que la réunion commence à 8h15

1.4 Cliquer dans la rubrique Ajoutez un canal (1), taper les premières lettres du nom de la classe (2) et  cliquer sur le canal Général de l'équipe avec laquelle vous voulez faire la visioconférence (3), enfin cliquer sur Envoyer (4)

Dans le calendrier, on peut différencier une visioconférence privée d'une visioconférence d'équipe grâce au petit logo figurant sur l'événement (il représente une Conversation).

Non seulement la réunion figure dans le Calendrier, mais on le retrouve dans l'onglet Publications, ce qui permet d'y accéder rapidement.

Comme la visioconférence figure dans une publication, cela permet à l'équipe de collaborer avant la rencontre (ordre du jour, annexes, etc.) et après la rencontre (PV, etc.).

2. Réglages de survie pour mener une visioconférence sereine avec une classe

2.1 Accéder à la visioconférence en cliquant sur la Conversation (1), puis en cliquant sur Rejoindre (2) et, enfin, sur Rejoindre maintenant (3)

2.2 Cliquer sur Autres actions (1) puis sur Options de la réunion (2)

2.3 Effectuer les réglages permettant
1. d'être averti quand un élève quitte la séance la visioconférence. Pour cela, activer le bouton Annoncer quand les appelants arrivent ou s'en vont. Note : ce réglage ne semble pas fonctionnel pour l'instant.

2. d'éviter qu'un élève coupe votre micro, exclue un camarade de classe ou vous empêche de partager du contenu. Pour cela, choisir Moi uniquement dans le menu Qui peut présenter?

3. si vous êtes dans la même pièce, de ne pas autoriser les participants à activer le son pour éviter l'effet Larsen. Pour cela, désactiver le bouton Autoriser les participants à activer le son.

4. Enregistrer

3. Faire entrer toute une équipe qui se trouve dans la salle d'attente

3.1 Cliquer sur Afficher la salle d'attente

3.2 Cliquer sur Autoriser tout le monde

4. Activer le Mode Ensemble

Dérouler le menu Autres actions et choisir Mode Ensemble

Ces copies d'écran ont été créées par un seul formateur à l'aide de comptes fictifs dédiés à l'Autoformation TEAMS. Les quatre participants ont été connectés sur différents navigateurs d'un second ordinateur, c'est pourquoi on a toujours la même image.

Au-delà de l'anecdote, le Mode Ensemble est très pratique car il permet de mieux situer ses élèves sur l'écran.

5. Epingler ou mettre un participant en évidence

Epingler met en grande taille un participant sur l'écran de celui qui épingle, uniquement.
Mettre en évidence augment la taille de la vidéo d'un participant sur l'ensemble des postes. Le participant est averti et a la possibilité de sortir de ce mode en cliquant sur le bouton Exit spotlight.

Résultat dans les deux cas:

5.1 Pour Epingler un participant, afficher la liste des participants (1), pointer en regard d'un participant pour faire apparaître le menu Autres options (représenté par trois points: ...) (2) et choisir Epingler dans le menu (3)

5.2 Pour Mettre en évidence,  choisir Mettre en évidence dans le menu.

6. Autoriser un participant à partager son écran

En autorisant un participant à partager son écran, ce dernier pourra couper votre micro, exclure un autre participant ou vous empêcher de partager du contenu...

Choisir Désigner comme présentateur dans le menu Autres options (représenté par trois points: ...).

7. Exclure un participant

Choisir Supprimer de la réunion dans le menu Autres options (représenté par trois points: ...).

8. Mettre fin à la réunion

Choisir Mettre fin à la réunion dans le menu Quitter (1) et confirmer en cliquant sur Terminer.

Si l'organisateur choisit Quitter plutôt que Mettre fin à la réunion, les participants pourront continuer la visioconférence sans lui